En el entorno empresarial, cualquier estrategia o acción debe ser fundamentada con datos fiables y la propuesta de P&L representa uno de los más importantes. Sin importar el tamaño de una organización, este documento permite comprender de forma detallada su rentabilidad y detectar irregularidades y oportunidades de mejora.
En esta guía aprenderás cómo estructurar una propuesta de pérdidas y ganancias de forma correcta y por qué es elemental para la toma de decisiones en las organizaciones.
¿Qué es una propuesta de P&L?
En inglés Profit and Loss, se trata de un informe financiero que específica los ingresos, costos, gastos y beneficios esperados dentro de una organización, proyecto o unidad en un tiempo determinado. Este documento se distingue por su carácter prospectivo, ya que se desarrolla antes de iniciar el proyecto o lanzar un producto, con la intención de anticipar su rentabilidad.
En ese sentido, lo que se busca al desarrollar una propuesta de P&L es tener una visión aproximada de la viabilidad financiera, lo que contribuye a la toma de decisiones estratégicas, planificación operativa o acciones de inversión.
Más allá de cumplir obligaciones en el ámbito contable, un informe de pérdidas y ganancias, se distingue como una herramienta de análisis, control y previsión para todas las áreas involucradas en el desarrollo de un proyecto.
Cómo se desarrolla una propuesta de P&L: 7 claves principales
El desarrollo de una propuesta P&L requiere análisis, visión estratégica y especialmente, una comprensión detallada de la organización. En ese sentido, algunas claves indispensables para llevarla a cabo son:
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Define con precisión ingresos y estructura de costos
El punto central de toda propuesta de P&L es tener claridad sobre los ingresos, costos directos y gastos operativos. En ese sentido, es importante contabilizar todas las fuentes de ingresos reales de la organización, ya sean servicios, ventas o suscripciones y calcular también los costos directos, por ejemplo mano de obra, materia prima o producción.
Definir estos detalles es fundamental para comprender el margen bruto real de una organización. Además, se deben separar los gastos operativos generados de aspectos como alquiler, administración, salarios, marketing, entre otros. Este proceso permite visualizar la rentabilidad en cada parte de la venta.
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Incluye ingresos y gastos no operativos
Para desarrollar una propuesta de P&L clara, es necesario identificar e incluir los ingresos y gastos que no provienen de tu actividad diaria. Por ejemplo, intereses, ganancias por ventas, pérdidas por multas o subvenciones. Esta separación proporcionará una visión más realista del rendimiento financiero.
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No omitas impuestos
Calcular e incluir los impuestos sobre beneficios es clave en una propuesta de P&L completa, ya que muestra lo que realmente queda de tus actividades una vez se restan las cargas fiscales. Este resultado funciona como indicador, que dará perspectiva sobre si es necesario realizar recortes o ajustes para mejorar las estrategias.
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Aplica métodos realistas y adaptables
En algunos casos, las propuestas P&L no suelen seguir la contabilidad de manera estricta. Esto generalmente sucede en proyectos ágiles o startups, donde se usa un formato simplificado y resumido para proyectar flujos de caja y márgenes de una forma más sencilla y sin complicaciones. Lo más importante es que sea un recurso funcional y adaptable a la organización.
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Gestiona proactivamente con datos, no de forma reactiva
Es necesario tener en cuenta que una propuesta de P&L no es estática. En su lugar debe visualizarse como una hoja de ruta, por lo que es necesario utilizar datos automatizados, simular el panorama y así, anticipar potenciales problemas o posibles oportunidades.
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Compara resultados con tu sector para optimizar
Realizar comparaciones de la propuesta P&L con empresas similares es una forma útil de identificar fortalezas y debilidades. Si el margen bruto está por debajo del promedio es posible que sea necesario renegociar con proveedores, ajustar precios o replantear el modelo de negocio.
En esencia, este benchmarking es una herramienta apropiada para tomar decisiones estratégicas y que beneficien a la empresa.
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Comunica resultados y promueve cultura financiera
Por último, pero no menos importante, es necesario comunicar los resultados de la propuesta de P&L. Al compartir los resultados con los miembros del equipo es posible generar una cultura financiera, alineación y empatía, lo que ayuda a fortalecer el compromiso de todos hacia los objetivos del negocio.
En ese sentido, es clave compartir el estado financiero de manera clara, sin fórmulas complejas. También se debe involucrar a todos los integrantes para que entiendan de qué manera sus decisiones impactan en el resultado y se convierta en parte estratégica.
En resumen, estas 7 acciones pueden construir una propuesta de P&L efectiva, estratégica y accionable para cualquier organización y llevar tu capacidad de gestión financiera y operativa a un nivel superior. En este contexto, puedes considerar el Máster en Operaciones y Project Management de ESIE como una alternativa apropiada.
Este programa se caracteriza por capacitar a los profesionales para desempeñar acciones que contribuyan a la optimización de procesos y la eficiencia operativa. A través de esta formación, es posible adquirir habilidades orientadas al dominio de métricas claves como Throughput time o Lean Manufacturing, al tiempo que se profundiza en de qué forma la mejora de procesos impacta directamente en las finanzas.
En ese sentido, esta formación de ESIE aporta los conocimientos necesarios para diseñar propuestas de P&L que van más allá de documentos contables, sino más bien como un impulso de cambio dentro del entorno empresarial real y aportando una ventaja competitiva.
