Pasamos gran parte de nuestra vida laboral en reuniones. En muchos casos, las malas prácticas de gestión de reuniones dan como resultado un uso improductivo del tiempo de los participantes. ¿Cómo una buena gestión de las reuniones aumenta la productividad de las empresas?
Aquí hay ideas adicionales para apoyar el fortalecimiento de la utilidad, la productividad y el impacto de las reuniones.
¿Cómo una buena gestión de las reuniones aumenta la productividad de las empresas?
La llave de gestión de reuniones: el enfoque PAT y la productividad de las empresas
Algunos gerentes emplean un enfoque PAT a las reuniones, lo que requiere una P de Propósito, una A de Agenda y una T de Período de Tiempo. Armar a los participantes con estos puntos críticos de contexto antes de la sesión, asegura que las personas se presenten preparadas para participar y apoyar la intención general de la reunión. Un esquema PAT claro ayuda a garantizar una sesión productiva.
Deberías poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. «Esta reunión es para planificar la nueva campaña de marketing» o «esta reunión es para revisar la nueva política de envío para el manejo de devoluciones». El propósito ayuda a garantizar que todos sepan por qué están allí, qué se debe hacer y cómo orientar el progreso y llegar a una conclusión.
Establece una agenda. Enumera los elementos que vas a revisar / discutir / inspeccionar. Nos gusta asignar un límite de tiempo a cada tema de la agenda e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establece un marco de tiempo; por lo menos, una hora de inicio y finalización. También recomendamos establecer una duración para cada tema de la agenda. Estos deben sumar el tiempo total de la reunión.
Inicia tus reuniones a tiempo
Si trabajas en una de esas culturas en las que la gente llega a las reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia.
Una empresa alienta a sus gerentes a cerrar la puerta a la hora de inicio programada, y los que lleguen tarde no son bienvenidos. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que te gustaría actuar, no deberías tener reparos en llevar la reunión al orden, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el momento.
No esperes a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llega tarde, no regreses y revises lo que ya se ha cubierto. Continúa con los temas de tu reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo a la próxima reunión.
Si el organizador / patrocinador de la reunión no se presenta a tiempo, considera la reunión cancelada y vuelve al trabajo. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Lo más probable es que el organizador de la reunión se haya encontrado con una dificultad inesperada y prefiere que no pierdas el tiempo esperándolo.
Mantén la reunión en el tema
Una buena práctica es asignarle a alguien la función de mantener a todos en el camino correcto durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones se desvían y luego se degradan a un torbellino de opiniones, ideas, hechos y emociones.
En su lugar, asigna el rol e informa a todos los asistentes que esta persona intervendrá cuando la discusión se desvíe de la agenda y del tema específico de la discusión. En algunas empresas, esta función se denomina «Traffic Cope«, en otras, «Topic Keeper«. Independientemente de la etiqueta, el rol es extremadamente útil para fortalecer la efectividad y productividad de las reuniones.
Si surgen temas adicionales que están fuera de la agenda pero que son importantes para discutir, estos deben capturarse claramente y colocarse en el «estacionamiento» para su consideración y discusión futuras o para una reunión discreta. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si apoya el propósito general de la reunión.
Mantener y distribuir notas / actas de la reunión
Alguien, que no sea el organizador de la reunión, debe llevar actas de la reunión. Un buen acta incluirá:
- Hora, fecha, ubicación de la reunión
- Descripción del propósito
- Copia de la agenda
- Lista de asistentes y lista de los que no asistieron
- Una lista resumida detallada de conclusiones, elementos de acción, responsabilidades y fechas de finalización. Muchos tomadores de notas utilizan la agenda como guía para enumerar las conclusiones y acciones.
- Reunión de seguimiento planificada si es realmente necesario.
Lo ideal es distribuir las notas de la reunión lo antes posible después de la conclusión de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Las actas y las notas sirven como un recordatorio importante para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o para aquellos que no asistieron a la reunión.
Las actas son una gran herramienta que se puede aprovechar para recordar a las personas y a los equipos sus acciones de seguimiento comprometidas.
La línea de fondo
Es posible que una reunión tenga un resultado positivo, ayudando a impulsar los proyectos y las personas hacia adelante, pero no cuentes con ello. Un poco de diligencia y un fortalecimiento deliberado de tus técnicas de gestión de reuniones mejorarán tus posibilidades de lograr un gran resultado.
Ahora sí, ya conoces cómo una buena gestión de las reuniones aumenta la productividad de las empresas.
