En nuestro acelerado mundo digital, las personas todavía anhelan la conexión humana y las oportunidades de aprendizaje profesional que ofrece un evento bien diseñado. Con tal fin, te contamos cinco reglas de oro para la planificación de eventos que debes tener siempre en cuenta.
Sin dudas, esta es una gran noticia para tu organización. Y, sin embargo, cuando se trata de eventos, muchas empresas y asociaciones no están alcanzando su máximo potencial.
Si tiemblas al pensar en la planificación de eventos, o estás cansado de las mismas funciones anuales, ¡sigue leyendo! Hemos reunido estas reglas que no debes ignorar en la gestión de eventos para ofrecerte los mejores trucos del oficio: las cinco reglas de oro para planificar un evento empresarial exitoso.
¿Cuáles son las reglas de oro para la planificación de eventos?
Regla # 1 Define tu propósito
Por mucho que a la gente le guste reunirse y comer, se acabaron los días en que las personas asistían a eventos solo por esta razón. Una reunión, por definición, es una reunión de personas en torno a un propósito común. Pero la trampa más grande en la que caen muchos anfitriones es no saber el propósito de su evento empresarial.
¿Quieres desarrollar la moral y las conexiones del equipo? Piensa en crear un programa social sólido con grupos más pequeños. ¿Estás listo para compartir tu investigación organizacional con tu comunidad profesional? Considera la posibilidad de integrar los seminarios web en video y las redes sociales para lograr un mayor alcance.
Tener un propósito claro y acordado es el primer paso para diseñar un evento exitoso y te ayudará a elegir los oradores, el programa, la ubicación y la lista de invitados adecuados.
Consejo: antes de programar tu evento, pregúntate:
1) ¿Por qué estamos organizando este evento?
2) ¿Qué diferencia haría si no lo ejecutamos?
Regla # 2 Establece objetivos claros, realistas y medibles
Un buen objetivo es algo que puedes lograr; de lo contrario, ¡es solo un deseo! Es esencial establecer objetivos claros, realistas y medibles como parte del diseño de tu evento para que, posteriormente, puedas determinar el retorno de la inversión.
Si estás utilizando objetivos de eventos anteriores como guía, asegúrate de incorporar cualquier cambio que haya tenido lugar en tu organización y que pueda afectar tus resultados.
Los cambios en el número de miembros, el presupuesto, la capacidad del personal y las asociaciones corporativas pueden alterar drásticamente tus resultados y deben tenerse en cuenta al establecer tus objetivos.
Consejo: tus objetivos deben reflejar el propósito de tu evento.
Los objetivos útiles incluyen el número de asistentes, los ingresos de los patrocinadores, el margen de beneficio y la participación de los delegados en la encuesta.
Regla # 3 ¡Pregunta a los invitados qué quieren!
La parte que más se pasa por alto en el diseño de un evento es incluir a los invitados en la planificación. Identifica a tus invitados potenciales (esto podría incluir a los asistentes a eventos anteriores) y pregúntales qué les gustaría del evento.
En nuestra experiencia, las dos principales razones por las que las personas asisten a eventos de negocios son los programas educativos y las oportunidades de establecer contactos. Estas son dos áreas sobre las que puedes consultar fácilmente a los delegados y adaptar el evento y los programas sociales para satisfacer mejor sus expectativas.
Consejo: en lugar de solo hacer una encuesta posterior al evento, también pide a tus invitados su opinión durante las etapas de planificación del evento.
Regla # 4 Aserta en el momento oportuno
¿Alguna vez elegiste la fecha de un evento y luego te percataste de que choca con otra función importante? ¡Nada descarrilará tu evento más rápido que competir con otro evento! Antes de fijar tus fechas, consulta qué más está sucediendo en esos días en tu comunidad e industria.
Consejo: Mantén un calendario de eventos que atraiga a una audiencia similar a la tuya durante todo el año y planifica las fechas de tus eventos en consecuencia.
Regla # 5 Impulsa el compromiso
Los eventos tratan de unir a las personas, así que recuerda aprovechar al máximo a tu audiencia. En el período previo al evento, envía a los invitados comunicaciones interesantes y personalizadas que despierten el interés y generen entusiasmo. Durante tu evento, anima a la audiencia.
A medida que finaliza el evento, mantén la buena onda proporcionando a los invitados recursos adicionales, compartiendo fotos y momentos destacados del evento e invitando a recibir comentarios.
Consejo: ¡El factor sorpresa es clave! Busca siempre formas innovadoras de interactuar con tus invitados, dejándoles excelentes recuerdos de tu evento.
¿Qué hay que estudiar para ser organizador de eventos?
La Escuela de Negocios y Dirección – ENyD ofrece plazas para estudiar el próximo febrero su Máster Oficial en Imagen Pública, Dirección de Eventos y Protocolo online.
Mediante este programa, serás capaz de dominar todos los aspectos relativos a la organización integral de eventos, además de implementar las nuevas tecnologías aplicadas a la planificación de eventos y a su ejecución, así como una correcta proyección pública de empresas, personas e instituciones.
A través de la metodología online, el estudiante recibirá un conocimiento integral y las destrezas necesarias en relación con los instrumentos más eficaces para la definición y perfeccionamiento de las identidades, la visibilidad organizacional, la dirección de eventos y la gestión del protocolo.
Como novedad, este Máster Oficial en Imagen Pública, Dirección de Eventos y Protocolo integra a su plan de estudios un módulo específico de Desarrollo de Marca e Imagen Pública, así como el abordaje sobre la comunicación de impacto y técnicas de oratoria para potenciar una marca.
Te formarás con profesionales expertos del sector y estarás en conexión directa con el mercado profesional, gracias a que el 100% de los profesores están vinculados a la industria del protocolo, la organización de eventos y la comunicación.
Siendo una formación de carácter oficial, las prácticas profesionales en empresas se encuentran garantizadas. Si ya tienes experiencia laboral en este ámbito, podrás convalidar esta asignatura.
Asimismo, el alumno estará dotado de competencias y habilidades profesionales para ocupar diferentes posiciones de relevancia en el mercado laboral.
Si quieres información y opiniones sobre este máster oficial y online de ENyD, solicita asesoramiento gratuito.
