Un organizador de eventos estructura un evento, coordina todas las partes móviles y se asegura de que todos se diviertan. También llamados planificadores de convenciones y reuniones, hacen todo lo necesario para asegurarse de que estos eventos se desarrollen sin problemas.
Las organizaciones, las empresas y las personas a menudo confían en los servicios de los planificadores de eventos para coordinar convenciones, reuniones de negocios, ferias comerciales y fiestas privadas.
Deberes y responsabilidades del organizador de eventos
Este trabajo requiere que los candidatos puedan realizar tareas que pueden incluir, entre otras, las siguientes:
Reunirse con las partes interesadas del evento para comprender el propósito y los objetivos del mismo.
Describir el alcance del evento, incluida la hora, la fecha, la ubicación y el presupuesto.
Explorar e inspeccionar los lugares de eventos.
Trabajar con los proveedores para obtener ofertas y determinar los mejores ajustes para el presupuesto y los objetivos del evento.
Negociar y administrar contratos de proveedores.
Coordinar la logística y los servicios del evento, incluida la tecnología y el equipo necesario para realizar el evento, alimentos, bebidas, transporte, alojamiento y más.
Administrar el presupuesto y asegurarse de que el evento se mantenga dentro de las pautas y que se les pague a los proveedores.
Los organizadores de eventos planifican y coordinan cada detalle de un evento para sus empleadores o clientes. Lo que eso incluye, exactamente, puede depender del tamaño y tipo de evento.
Algunos planificadores de eventos pueden especializarse en ciertos tipos de eventos, como reuniones, convenciones y ferias comerciales, festivales, fiestas o bodas.
Habilidades y competencias del organizador de eventos
Aumentarás tus posibilidades de éxito si tienes habilidades blandas bien desarrolladas como las siguientes:
Habilidades de comunicación: las excelentes habilidades para escuchar, hablar y escribir facilitarán tu capacidad para comunicarte con los proveedores, los asistentes al evento y el personal.
Atención al detalle: Tu habilidad para notar los detalles más minuciosos de un evento, desde el tipo de letra en las invitaciones hasta el tipo de ensalada que se servirá en la recepción, es esencial.
Coordinación: debes poder trabajar junto a otras personas y ajustar tus acciones a las de ellos.
Resolución de problemas: debes ser experto no solo en resolver problemas, sino también en mantener la compostura al hacerlo.
Habilidades interpersonales: la capacidad de establecer y mantener relaciones con los proveedores es esencial y te facilitará la vida a la hora de planificar eventos futuros.
Perspectiva laboral
La perspectiva para los planificadores de eventos durante la próxima década en relación con otras ocupaciones e industrias está por encima del promedio de todas las ocupaciones, impulsada por una fuerte y continua demanda de eventos y reuniones organizadas profesionalmente.
Los profesionales de la organización de eventos pueden aumentar sus perspectivas laborales si tienen experiencia en hotelería y con medios de comunicación social y software para reuniones virtuales.
Requisitos de educación y calificaciones
Los requisitos de educación y capacitación varían para los organizadores de eventos según el área de especialización, que puede incluir bodas y otros eventos personales, así como reuniones de negocios, convenciones y conferencias.
Aunque es posible que puedas obtener un trabajo de organizador de eventos de nivel de entrada sin educación formal, podrías limitar tus posibilidades de crecimiento profesional.
Educación: muchos planificadores de eventos obtienen al menos una licenciatura en administración hotelera o una especialización relacionada. Algunas personas que trabajan en este campo tienen títulos en relaciones públicas, marketing, comunicación y negocios.
Asimismo, escuelas de negocios y universidades en España de renombre ofrecen grados y másteres especializados en la organización de eventos.
Estos programas pueden estudiarse tanto en modalidad presencial como en línea. Elegir la modalidad a distancia es fundamental si te encuentras trabajando y adquiriendo experiencia en el sector.
Experiencia: algunos planificadores de eventos adquieren experiencia a través de una pasantía o comienzan trabajando en puestos relacionados con la industria hotelera. También pueden adquirir experiencia desde el principio coordinando eventos universitarios y de voluntariado.
En relación con un máster en organización de eventos, muy demandado a día de hoy, este será distinto en dependencia de donde lo estudies.
Cada institución define el plan de estudio de su maestría en organización de eventos. No obstante, existe un grupo de asignaturas que pueden resultar comunes en distintos planes.
Algunas de las asignaturas obligatorias son:
- Estrategias para la Organización de Eventos.
- Relaciones Institucionales y Comunicación Corporativa.
- Comunicación Creativa y Estratégica.
- Relación con los Medios Comunicativos.
- Dirección, Liderazgo y Formación como Portavoz Institucional.
- Comunicación Mediante Tecnologías Digitales.
- Protocolo Empresarial.
Mientras que un organizador de eventos adquiere experiencia, tiene la oportunidad de asumir más responsabilidades. Esto supone que el profesional pueda pasar de ser un coordinador de conferencias a ser un coordinador de programas, por ejemplo.
Pero no sólo podría ser un coordinador de programas, sino que con el paso del tiempo puede convertirse en un administrador de reuniones. A medida que pasa el tiempo y ganan en experiencia, muchos organizadores de eventos también inician sus propios negocios.
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