¿Cuál es el primer paso de la planificación de eventos, cuáles son las etapas de la organización de un evento? ¡Muy fácil, hacer un plan!
Sí, lo leíste correctamente. Sin un plan bien pensado para la planificación de eventos, corres el riesgo de desorganización, caos y no cumplir los objetivos del evento. Seguir una fórmula para tu negocio de planificación de eventos o un evento único te garantizará el éxito.
Por lo tanto, en lugar de deambular sin pautas por tu próximo trabajo de planificación de eventos, sigue esta sencilla guía de las cinco etapas de la organización de un evento.
Etapas de la organización de un evento
Etapa 1: investigación y establecimiento de objetivos
Dependiendo del tipo de evento que estés planeando, es posible que debas realizar algunas investigaciones antes de comenzar. Algunas empresas de planificación de eventos se saltan este paso crucial y puede significar un desastre para el éxito del evento.
Durante el proceso de investigación, debes entrevistar a la persona o equipo responsable de organizar el evento. Descubre exactamente cuáles son sus objetivos: recaudar dinero, capacitarse, establecer contactos con otros profesionales, compartir nuevas ideas, etc.
Ten preparada una lista de preguntas para la fase de investigación con el fin de maximizar la eficiencia. Deberás conocer el presupuesto del evento, la fecha y cuántas personas se espera que asistan.
Una vez que hayas completado tu investigación, puedes documentar las metas y objetivos del evento. Tus metas y objetivos deben ser claros y enfocados para que puedas usarlos para medir el éxito de tu evento más adelante. Esta lista también puede guiarte a medida que comienzas las principales fases de planificación de eventos.
Etapa 2: Diseña el evento
La fase de diseño del evento incluye el plan maestro para tu evento. Comenzarás por encontrar un lugar que se adapte al tema del evento, la cantidad de invitados y el propósito del evento. Puedes trabajar con el personal del lugar durante todo el proceso de planificación para mejorar la comunicación y asegurarte de que todo funcione sin problemas.
Una vez que tengas una ubicación para tu evento, puedes comenzar a construir un equipo de personas para ayudarte con las tareas de diseño restantes.
Delegar la responsabilidad a diferentes miembros del equipo te permite asumir un rol de gestión sin sentirte abrumado por los detalles de la planificación de eventos. Cada uno de los miembros de tu equipo contribuirá al plan maestro.
Por ejemplo, la persona responsable del entretenimiento te dará una lista de artistas junto con un horario. La persona o grupo responsable de la comida y la bebida proporcionará un menú detallado junto con los costos asociados y el plan para el servicio de comida.
El diseño y el plan maestro de tu evento deben ser lo más detallados posible para garantizar el éxito de tu evento.
Etapa 3: Marca del evento
Un evento exitoso con metas y objetivos claros debe ser fácil de identificarse y reconocer. Sabes lo que quiere el anfitrión del evento y lo que esperan los invitados. Utiliza tu investigación y su diseño para hacer del evento, un momento memorable.
¡Pero espera! También necesitarás encontrar una manera de mostrar cómo tu evento es único y por qué vale la pena asistir. Puedes utilizar materiales promocionales para reforzar la marca y hacer que la gente hable sobre tu evento.
¿Tu evento tiene nombre? ¿Tiene un eslogan? Estos detalles pueden hacer que la marca de tu evento sea más exitosa. Piensa en un nombre, lema y logotipo a medida que creas una marca en torno al evento. Debe quedar claro para los asistentes lo que deben esperar del evento si deciden asistir.
Tu marca te ayudará a comenzar a publicitar el evento. Puedes usar una lista de correo electrónico, publicaciones en las redes sociales o una lista de invitación específica según lo que el anfitrión del evento tenga en mente.
Etapa 4: Coordinación y planificación inicial
Tu planificación se está coordinando bien y estás listo para la etapa 4: ¡coordinación y día de planificación! La coordinación se refiere a la finalización de planes con cada uno de los miembros de tu equipo y el personal o los voluntarios del evento.
Todos los involucrados en el evento deben saber qué se espera de ellos y cuán importante es su papel para el éxito del evento. Deberás coordinar los diferentes componentes del evento del día y dar el horario a cada miembro del equipo y a su representante en el lugar.
El programa debe enumerar cada componente del evento con una hora clara de inicio y finalización. También puede incluir qué persona o grupo de personas es responsable de cada parte del evento. También puede incluir otra información importante como a quién contactar si hay problemas técnicos.
¡Esta etapa es un trabajo duro! Pero esa es la razón por la que los planificadores de eventos tienen éxito: prestan una atención impresionante a los detalles.
Etapa 5: Evaluar el evento
Has llegado al último paso de tus listas de verificación de planificación de eventos: la evaluación.
No todos los planificadores de eventos o empresas de planificación de eventos utilizan una evaluación formal. La etapa de evaluación es útil si se es relativamente nuevo en la planificación o si se desea recopilar comentarios positivos para construir la reputación como planificador.
Para conferencias y capacitaciones laborales formales, puedes enviar una encuesta en línea o entregar una encuesta en papel a los asistentes para recopilar comentarios sobre el evento. Incluye preguntas sobre la organización del evento y objetivos específicos de tu lista.
Pero las aportaciones de los asistentes son solo una parte de la evaluación. Una vez finalizado el evento, puedes volver a las metas y objetivos de tu equipo y discutir si se cumplieron cada uno de ellos. Si así fue, ¡genial! Si crees que podrías haber sido más fuerte en un área determinada, discútelo. La única forma de mejorar tus habilidades de planificación de eventos es estar dispuesto a crecer y mejorar.
¿Cómo y dónde formarte?
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