✅ Cómo ser un experto en Gestión de Stocks

La gestión de stocks, también conocida como gestión de compras y abastecimiento, representa uno de los cargos más importantes en la actividad de las empresas. La misión de una persona que gestiona stocks es muy amplia y sin su interventoría se pueden perder miles de ventas al día.

La labor de este profesional y su equipo de trabajo determina en gran medida la posibilidad de expansión de una empresa. Todo esto se logra generalmente con el apoyo de un software o sistemas de gestión de inventarios. Pero por muy superdotada que sea una tecnología, siempre se necesita del talento humano para comprenderla, gestionarla y aprovechar sus alcances.

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Funciones de un profesional en la gestión de inventarios

La misión principal de un profesional en gestión de stocks es analizar los productos, los lotes y las mercancías en términos generales que produce una compañía. Su misión es estar al tanto de todo lo que se produce y lograr que el producto a comercializar llegue al escenario de venta.

La gran herramienta del profesional en gestión de stocks es un software donde las bases de datos de las ventas y los productos se actualizan constantemente. Cada vez que se concreta una venta, el software de gestión de compras y aprovisionamiento, es almacenado en una plataforma online.

De manera que al final del día, el profesional a cargo de la gestión de stocks puede percibir cuál fue la tienda que mayores ventas logro. Tomando como referencia ese dato, el profesional decidirá si esa misma noche enviará un nuevo lote de productos a esa tienda. Sí, y si se retrasa la entrega del lote de productos y/o mercancías, con seguridad se tendrá un déficit de ventas.

En términos generales, la misión de un profesional en este campo está a cargo de:

Gestionar la mercancía recibida: la primera gran responsabilidad dentro e la cadena de suministro que debe respetar el profesional es reconocer el producto. Se analiza el producto, la cantidad de unidades, además del peso, las dimensiones y otras características.
Control de calidad: dentro de la gestión de inventario se debe analizar a fondo la calidad del producto, para verificar que efectivamente responde a lo que el cliente espera.
Inventario: en este punto, la administración de stocks se hace cargo de establecer un registro de todo lo que se tiene.
Almacenamiento: ahora que se tiene un registro, que incluso puede ser una gestión de inventarios en Excel, se procede organizar la mercancía en un sitio. Es necesario reconocer dónde se almacenará el producto.
Gestión de envío del producto: ahora solo queda estar al tanto de la información de los sistemas de gestión de inventarios para mantener la cadena de valor de la empresa.

Un líder con un gran compromiso

El profesional en gestión de stocks y almacenes es ante todo un líder. Para llegar al grado de experto y dirigir los procesos de las mercancías de una empresa se necesita de una sólida formación. Porque la gestión de un stock no es algo que se pueda llevar simplemente a papel y lápiz.

Se requiere de una visión muy amplia. De hecho, la sola coordinación del concepto del espacio del almacén es ya otro factor clave que determina la razón de su trabajo. Imagina que una empresa empieza a producir masivamente un producto, para responder a la demanda de un mercado.

En este ejemplo, el mercado estaría incendiado. Pero la empresa considera que debe aprovechar esa gran bonanza. El asunto es que, si sigue produciendo y produciendo, no habrá espacio en donde acumular todo el producto. Un profesional en gestión de stock tiene que aprender a gestionar eso, o bien, advertir que a ese ritmo la situación será insostenible.

¿En qué se diferencia la gestión de inventarios de gestión de compras y abastecimiento?

La diferencia es muy sustancial. Cuando se trabaja en la gestión de compras, el profesional está a cargo de analizar la cadena de suministro hasta que el producto es vendido. La gestión de inventarios software, le estará informando al profesional sobre cómo se está agotando el producto, cómo queda en manos de los clientes.

En ese sentido, el análisis del mercado y sus compras, representa en gestión de stocks representa una resta. Cada vez que una venta se concreta, el stock disponible a través de la red de distribuidores, las tiendas en este caso, va disminuyendo. Hasta que finalmente queda en cero.

Es justo en ese momento cuando la persona a cargo de la logística, debe informar que un determinado lugar esta disponible para ser recepto de nueva mercancía. Aunque realmente, esto no ocurre cuando se llega a cero el número de productos disponibles.

Gestionando el inventario para potenciar las ventas

El potencial de los sistemas de gestión de inventarios esta diseñado para permitir que se establezca una señal de alerta cuando solo queden 50, 40, 20, etc, productos en el inventario. Gracias a estos programas, se puede calcular con exactitud cada cuanto se puede estar surtiendo el stock.

Y precisamente este dato es el que permite estar al tanto de la gestión de abastecimiento. La gestión de abastecimiento ayuda a reconocer todo el potencial productivo de la empresa. Si el producto se está comercializando fuertemente, entonces la logística le pide más producto a la empresa.

Todo lo referente a la gestión de abastecimiento tiene que ver con la sección de almacenamiento, la administración de las bodegas y el control de cargas, entre otros procesos. De ahí que, si se satura el espacio de almacenamiento, también es urgente comunicar que la situación es insostenible.