Las empresas operan planificando y ejecutando una serie de proyectos interminables, aunque es posible que no siempre lo veamos de esa manera. Te explicamos cómo gestionar proyectos empresariales y cuáles son sus fases.
La gestión de proyectos es clave en la administración de las empresas modernas. Todo, desde ejecutar una campaña de marketing exitosa, hasta hacerte cargo de una empresa rival, es esencialmente un proyecto que requiere que se sigan las mismas reglas.
Entonces, aquí hay 10 pasos que te ayudarán a administrar proyectos que se ejecuten sin problemas.
Creación de un plan preliminar
En primer lugar, identifica un objetivo que involucre a las partes interesadas en la creación de un plan preliminar que se divide en una serie de pasos. Una vez que tengas consenso sobre un resultado acordado, con todos los involucrados conscientes de sus roles y responsabilidades, puedes avanzar hacia la ejecución del plan.
Claramente, cuanto más complejo sea el objetivo, más detallada será la planificación y el pensamiento, pero la gestión de cualquier proyecto, sin importar cuán grande o pequeño sea, requiere la misma comprensión de esa fórmula simple.
Los errores, cuando ocurren, a menudo pueden parecer difíciles de predecir e identificar, pero generalmente pueden atribuirse a una falla en una o más de esas etapas elementales.
Muchos de los problemas surgen porque a pocos de nosotros se nos enseñan las dos habilidades principales necesarias para ejecutar un proyecto:
- Administración
- Comunicación
Pasamos por la escuela, la facultad y la universidad trabajando solos, escribiendo ensayos y completando asignaciones, y cuando ingresamos al mundo laboral, de repente se espera que comuniquemos lo que estamos haciendo, que colaboremos y negociemos y, más tarde, que administremos y liderar a otros, a menudo sin haber tenido ninguna orientación o formación.
Cualquiera que sea la causa, los fracasos de los proyectos son perjudiciales para los negocios porque, invariablemente, cuestan dinero, atan recursos que podrían desplegarse de manera más rentable en otros lugares, pueden decepcionar y alienar a los clientes y tener un impacto negativo en la reputación de la empresa u organización.
Nadie se convierte en un gerente de proyectos experto de la noche a la mañana, pero hay varias formas en las que puedes mejorar la planificación y mitigar el riesgo para asegurarte de que, en la medida de lo posible, hayas tomado todas las medidas razonables para evitar que las cosas salgan mal. ¿Conoces cómo gestionar proyectos empresariales?
Pasos para saber cómo gestionar proyectos empresariales eficazmente
Define tus objetivos
Incluso si eres la única persona que trabaja en el proyecto, es fundamental, desde el principio, que comprendas el objetivo. Los proyectos que comienzan con metas vagas y mal definidas rápidamente se ven envueltos en confusión e indecisión, porque no hay un objetivo visible al que apuntar.
Como gerente de proyecto, debes comprender con claridad y precisión lo que esperas lograr y comunicarlo a tu equipo. Sigue haciendo preguntas hasta que tengas claro que todos están de acuerdo con el objetivo del proyecto.
Comprender el alcance del proyecto
Evita el «aumento de alcance» identificando los cambios que tu jefe o cliente desea implementar a través de un proyecto.
En lugar de implementar una serie de instrucciones, como gerente de proyecto, es posible que puedas lograr el mismo resultado haciendo menos y de manera más estratégica. Evalúa cómo los cambios propuestos afectarán el presupuesto y los plazos antes de decidir cómo o si implementarlos.
Asegúrate de tener acceso a las habilidades adecuadas
Una de tus primeras tareas como director de proyecto debe ser evaluar qué competencias se necesitan y asegurarte de tener acceso a ellas. Si tu equipo no posee todas las habilidades necesarias, es posible que debas capacitar a algunos miembros, subcontratar esas habilidades o incorporar a otros.
Asignar roles y responsabilidades
Asegúrate de que todos los miembros del equipo conozcan el alcance de sus funciones y las áreas del proyecto que son responsables de realizar. Luego, puedes dirigir a tu equipo hacia objetivos comunes y lograr la aceptación de los miembros del equipo que comprenden correctamente lo que se espera de ellos.
Realiza una auditoría de riesgos adecuada
Todos los proyectos tienen riesgos. Tómate un tiempo al principio para identificar qué podría salir mal y poner en marcha planes para afrontarlo en caso de que ocurriera lo peor.
Asegúrate de tener un plan B
Acepta desde el principio que se cometerán errores. Es posible que las cosas no salgan de acuerdo con el plan y que las suposiciones que hayas hecho resulten incorrectas. Identificar los desafíos y tener un respaldo si tus planes comienzan a desmoronarse debería garantizar que evites un desastre.
Sigue comunicándote
La falta de comunicación es una de las causas más comunes de fallas en los proyectos, debido a malentendidos, fechas límite incumplidas y confusión entre los miembros del equipo.
Ser accesible, fomentar el diálogo y mantener a todos informados sobre el progreso es esencial para mantener un proyecto en marcha. También encontrarás que la comunicación eficaz mejora la moral.
Sé realista con los plazos
Los tiempos de entrega demasiado prometedores no impresionarán a tu jefe o cliente, es más probable que los ponga nerviosos porque reconocerán que has sido demasiado ambicioso. También hará que los miembros de tu equipo se sientan estresados y resentidos y corres el riesgo de minar la moral.
En lugar de exigir lo imposible, haz una evaluación realista de lo que se puede lograr y agrega un margen en caso de que las cosas salgan mal. Prometer menos y entregar demasiado es siempre la mejor opción.
No escatimes en tu presupuesto
Los proyectos que no cuenten con los recursos necesarios fracasarán invariablemente. No puedes hacer un trabajo adecuado sin las habilidades y herramientas apropiadas y esas cosas deben pagarse.
Mantener el compromiso de las partes interesadas
Las partes interesadas desinteresadas pueden ralentizar un proyecto o incluso detenerlo. Comunicarse abiertamente y alentar la retroalimentación de todos los involucrados en el proyecto, los mantendrá enfocados y más decididos a tener éxito.
MBA online con especialización en Gestión de Proyectos de IEP
Los proyectos continúan ganando protagonismo en la administración de empresas, ya que permiten responder con mayor rapidez y flexibilidad ante los cambios del mercado y brindar a los clientes un producto o servicio único. Así que, si deseas formarte en este ámbito, el MBA online con especialización en Gestión de Proyectos de IEP ofrece salidas profesionales interesantes para ti.
100% en línea y de 14 meses de duración, el MBA online con especialización en Gestión de Proyectos de IEP (Instituto Europeo de Posgrado) posibilitará al profesional conocer las diferentes herramientas y metodologías para dicha gestión.
Este programa incluye metodologías y herramientas para la gestión de Proyectos como el Simulador Project Management Professional (PMP)®, en función de preparar la certificación del Project Management Institute®.
Asimismo, este MBA en Gestión de Proyectos permite obtener el Certificado de Auditor Interno ISO21500 expedido por Bureau Veritas.
Durante su estudio, el estudiante recibirá un entrenamiento a través de la continua resolución de casos prácticos en función de tomar las decisiones acertadas, valorando riesgos y el alcance de las acciones.
Por otro lado, este MBA online con especialización en Gestión de Proyectos de IEP aportará una visión global de la empresa, que permitirá diseñar una estrategia integral en la que estén implicadas todas las áreas empresariales decisivas lo que llevará al profesional a una correcta predicción de resultados.
Una vez finalizada la formación, podrás ejercer como Jefe de proyectos, Director de Calidad de Proyectos, Responsable de Innovación, Jefe de la Oficina de proyectos o Jefe de riesgos y continuidad de negocio.
Ya conoces cómo gestionar proyectos empresariales. Solicita más información sobre este MBA del Instituto Europeo de Posgrado
